Uğur Soğutma Sorumlu ve Sürdürülebilir Satın Alma Politikası

1.REVİZYON GEÇMİŞİ

 2.AMAÇ

Bu politikanın amacı; Uğur Soğutma’nın satın alma faaliyetlerini kalite, maliyet ve tedarik sürelerinin yanı sıra çevresel, sosyal ve etik kriterleri de gözeten, yürürlükteki mevzuata ve benimsediği uluslararası ilkelere uygun, sorumlu ve sürdürülebilir bir yaklaşımla yürütmesine ilişkin temel ilkeleri belirlemektir.

 Uğur Soğutma; tedarikçi seçimi, değerlendirmesi ve performansının izlenmesi dâhil olmak üzere tüm satın alma süreçlerini adil, şeffaf, objektif ve risk temelli bir yaklaşımla yürütmeyi; tedarik zincirindeki sürdürülebilirlik performansını sürekli geliştirmeyi taahhüt eder.

 3.KAPSAM

Bu politika, Uğur Soğutma’nın tüm faaliyet lokasyonlarında gerçekleştirilen mal ve hizmet satın alma faaliyetleri ile bu süreçlerde görev alan veya karar, onay ya da denetim sorumluluğu bulunan tüm çalışan ve yöneticileri kapsar.

 Politika hükümleri, Uğur Soğutma’nın mevcut ve potansiyel tedarikçileri, yüklenicileri, hizmet sağlayıcıları ve diğer iş ortaklarıyla yürüttüğü satın alma ilişkilerinde esas alınır. Bu tarafların, Uğur Soğutma Tedarikçi İlkeleri ve Davranış Kuralları Prosedürü’nde belirlenen ilkelere uygun hareket etmeleri beklenir.

 4.TANIMLAR

Bu politikada tanımlara yer verilmemiştir.

 5.GÖREV VE SORUMLULUKLAR

 5.1. Üst Yönetim: Sorumlu ve sürdürülebilir satın alma yaklaşımının şirketin iş süreçlerine entegrasyonunu desteklemekten, uygulanması için gerekli kaynakların sağlanmasından ve politika kapsamındaki performansın gözetiminden sorumludur.

 5.2. Satın Alma Direktörlüğü: Bu politikanın uygulanmasının koordine edilmesinden, çalışanlara ve ilgili tedarikçilere duyurulmasından, sürdürülebilirlik kriterlerinin tedarikçi seçim ve değerlendirme süreçlerine dâhil edilmesinden, uygulama sonuçlarının izlenmesinden ve politikanın gerektiğinde güncellenmesinden sorumludur.

 5.3. Satın Alma Süreçlerinde Görev Alan Çalışan ve Yöneticiler: Satın alma faaliyetlerini bu politikada belirlenen ilkeler doğrultusunda yürütmekten, kararlarında çevresel, sosyal ve etik kriterleri dikkate almaktan ve tespit ettikleri uygunsuzlukları ilgili bildirim kanalları aracılığıyla iletmekten sorumludur.

 5.4. Tedarikçiler: Bu politika ile Uğur Soğutma Tedarikçi İlkeleri ve Davranış Kuralları Prosedürü’nde belirlenen ilkelere uygun hareket etmekten, talep edilen bilgi ve belgeleri sunmaktan ve gerçekleştirilecek değerlendirme, denetim ve iyileştirme çalışmalarına iş birliği içinde katılmaktan sorumludur.

   6.REFERANS DOKÜMANLAR

6.1. US.PL.YS.001 Uğur Soğutma Entegre Yönetim Sistemleri Politikası
6.2. US.PR.İS.003 Uğur Soğutma Tedarikçi İlkeleri ve Davranış Kuralları Prosedürü
6.3. US.PR.Pİ.001 Etik Davranış İlkeleri ve Uygulama Prosedürü
6.4. ISO 20400 Sürdürülebilir Satın Alma – Rehber
6.5. TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi
6.6. TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi
6.7. TS EN ISO 45001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi
6.8. TS EN ISO 50001 Enerji Yönetim Sistemi
6.9. TS ISO 31000 Risk Yönetimi – Rehber
6.10. Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi’nin On İlkesi (UN Global Compact)
6.11. Birleşmiş Milletler İş Dünyası ve İnsan Hakları Rehber İlkeleri (UN Guiding Principles on Business and Human Rights)
6.12. Uluslararası Çalışma Örgütü (ILO) Çalışma Yaşamında Temel İlkeler ve Haklar Bildirgesi

7.UYGULAMALAR

Uğur Soğutma, mal ve hizmet satın alma faaliyetlerini aşağıda belirtilen sorumlu ve sürdürülebilir satın alma ilkeleri doğrultusunda yürütür.

7.1 Sorumlu ve Sürdürülebilir Satın Alma Yaklaşımı

Uğur Soğutma; satın alma kararlarında kalite, maliyet ve tedarik süresinin yanı sıra satın alınan mal ve hizmetlerin çevresel, sosyal ve etik etkileri ile bunlarla bağlantılı riskleri dikkate almayı; sürdürülebilirlik kriterlerini ihtiyacın belirlenmesi, teknik şartnamelerin hazırlanması, tedarikçi seçimi ve değerlendirmesi, satın alma kararlarının verilmesi ve tedarikçi performansının izlenmesi süreçlerine, satın almanın niteliği ve risk düzeyiyle orantılı olarak dâhil etmeyi taahhüt eder.

7.2 Adil, Şeffaf ve Etik Satın Alma

Uğur Soğutma; satın alma faaliyetlerini yürürlükteki mevzuata, dürüstlük, şeffaflık, tarafsızlık, hesap verebilirlik ve adil rekabet ilkelerine uygun olarak yürütmeyi; tedarikçi değerlendirmelerinde objektif ve doğrulanabilir kriterleri esas almayı ve satın alma kararlarını kişisel menfaatlerden ve uygunsuz etkilerden bağımsız olarak vermeyi taahhüt eder. Tedarikçilerle ilişkilerinde karşılıklı saygıya, açık ve doğru iletişime ve profesyonel iş birliğine önem verir.

Satın alma süreçlerinde çıkar çatışmasına, rüşvet ve yolsuzluğa, haksız menfaat sağlanmasına ve rekabeti engelleyici uygulamalara hiçbir şekilde tolerans göstermemeyi taahhüt eder.

Çalışanların ve tedarikçilerin, Uğur Soğutma Etik Davranış İlkeleri ve Uygulama Prosedürü ile Tedarikçi İlkeleri ve Davranış Kuralları Prosedürü’nde belirlenen etik ilkelere uygun hareket etmelerini bekler.

7.3 Çevresel Sorumluluk ve Yeşil Satın Alma

Uğur Soğutma, satın alınacak mal ve hizmetlerin çevresel etkilerini yaşam döngüsü yaklaşımıyla değerlendirmeyi ve teknik, kalite ve ticari koşulların uygun olması durumunda çevresel etkisi daha düşük seçeneklere öncelik vermeyi taahhüt eder.

Bu kapsamda; enerji, su ve ham madde verimliliği sağlayan, sera gazı emisyonlarının ve atık oluşumunun azaltılmasına katkıda bulunan, yeniden kullanılabilir, geri dönüştürülebilir veya geri dönüştürülmüş içerik barındıran ve zararlı madde kullanımını sınırlandıran ürün ve çözümlerin kullanımını destekler. Gereksiz ambalaj kullanımının azaltılmasını ve nakliye süreçlerinin çevresel etkileri azaltacak şekilde planlanmasını teşvik eder.

Tedarikçilerinin yürürlükteki çevre mevzuatına uymalarını; kirliliğin önlenmesi, doğal kaynakların verimli kullanılması, atıkların yönetilmesi, enerji verimliliğinin artırılması ve sera gazı emisyonlarının azaltılması yönünde uygulamalar geliştirmelerini bekler.

7.4 İnsan Hakları, Çalışma Koşulları ve İş Sağlığı ve Güvenliği

Uğur Soğutma, satın alma faaliyetlerinde uluslararası kabul görmüş insan haklarına ve temel çalışma haklarına saygı göstermeyi; insan onuruna yakışır, güvenli ve sağlıklı çalışma koşullarının tedarik zincirinde desteklenmesini taahhüt eder.

Çocuk işçiliği, zorla veya zorunlu çalıştırma, insan ticareti, ayrımcılık, taciz, şiddet ve kötü muamelenin hiçbir biçimine tolerans göstermez. Çalışanların örgütlenme özgürlüğü ve toplu pazarlık haklarına saygı gösterilmesini; ücret, çalışma süreleri, izinler ve diğer özlük haklarına ilişkin yürürlükteki mevzuata uyulmasını bekler.

Tedarikçilerinin çalışanlarına güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı sunmalarını, iş sağlığı ve güvenliği risklerini belirleyerek gerekli önleyici tedbirleri almalarını ve Uğur Soğutma Tedarikçi İlkeleri ve Davranış Kuralları Prosedürü’nde belirlenen insan hakları, çalışma koşulları ve iş sağlığı ve güvenliği ilkelerine uygun hareket etmelerini bekler.

7.5 Tedarikçi Seçimi ve Risk Temelli Değerlendirme

Uğur Soğutma, mevcut ve potansiyel tedarikçilerini kalite, maliyet, teknik yeterlilik ve tedarik performansının yanı sıra çevresel, sosyal ve etik kriterler doğrultusunda objektif ve risk temelli bir yaklaşımla seçmeyi ve değerlendirmeyi taahhüt eder.

Tedarikçi risklerinin değerlendirilmesinde; tedarik edilen mal veya hizmetin niteliği, faaliyet gösterilen sektör ve ülke, satın alma hacmi, tedarikin kritikliği, yasal uygunluk durumu ve geçmiş performans gibi kriterleri dikkate alır. Sürdürülebilirlik açısından daha yüksek risk taşıdığı belirlenen tedarikçilerin öncelikli olarak değerlendirilmesini ve izlenmesini esas alır.

7.6 Bilgilerin Korunması ve Gizlilik

Uğur Soğutma, satın alma ilişkileri kapsamında paylaşılan ticari, teknik, finansal, kişisel ve diğer gizli bilgileri korumayı; bu bilgilerin yalnızca yetkili kişiler tarafından, paylaşım amacı doğrultusunda ve yürürlükteki mevzuat ile sözleşmesel yükümlülüklere uygun şekilde kullanılmasını sağlamayı taahhüt eder.

Tedarikçilerinin de Uğur Soğutma’ya ve diğer ilgili taraflara ait gizli bilgileri ve kişisel verileri korumalarını, yalnızca yetkilendirilmiş amaçlar doğrultusunda kullanmalarını ve yetkisiz kişilerle paylaşmamalarını bekler.

7.7 Tedarikçi Performansının İzlenmesi ve Geliştirilmesi

Uğur Soğutma, tedarikçilerinin kalite ve tedarik performansının yanı sıra çevresel, sosyal ve etik performanslarını da risk düzeylerine uygun yöntemlerle düzenli olarak izlemeyi ve geliştirmeyi taahhüt eder.

Tedarikçi performansının izlenmesinde; bilgi ve belge talepleri, öz değerlendirme anketleri, sertifika ve yasal uygunluk kontrolleri, performans değerlendirmeleri ve gerektiğinde uzaktan veya yerinde denetim yöntemlerinden yararlanır.

Tespit edilen uygunsuzluklar için tedarikçilerden düzeltici faaliyet planı talep edebilir ve belirlenen faaliyetlerin tamamlanma durumunu takip eder. Tedarikçilerin sürdürülebilirlik kapasitelerini geliştirmelerini eğitim, bilgilendirme, iş birliği ve iyi uygulama paylaşımı yoluyla destekler. Ciddi veya tekrarlanan uygunsuzluklar halinde ilgili tedarikçiyle iş ilişkisinin koşullarını yeniden değerlendirebilir.

7.8 Yerel Tedarik, Tedarik Sürekliliği ve Yenilikçilik

Uğur Soğutma, teknik yeterlilik, kalite, ticari koşullar ve sürdürülebilirlik performansının uygun olması durumunda yerel ve bölgesel tedarikçileri değerlendirmeye öncelik vermeyi; böylece yerel ekonomik kalkınmayı desteklemeyi ve taşımadan kaynaklanan çevresel etkilerin azaltılmasına katkı sağlamayı taahhüt eder.

Tedarik sürekliliğini desteklemek amacıyla kritik mal ve hizmetlere ilişkin tedarik risklerini dikkate alır; uygun durumlarda alternatif tedarik kaynaklarının geliştirilmesini ve tedarikçilerle uzun vadeli iş birliklerinin kurulmasını teşvik eder. Çevresel ve sosyal etkileri azaltan, kaynak verimliliğini artıran ve döngüsel ekonomi yaklaşımını destekleyen yenilikçi ürün, malzeme, teknoloji ve iş modellerinin geliştirilmesinde tedarikçilerle iş birliği yapmayı destekler.

7.9 İhlal Bildirimleri ve Misillemenin Önlenmesi

Uğur Soğutma; çalışanların, tedarikçilerin ve diğer paydaşların bu politikaya, Tedarikçi İlkeleri ve Davranış Kuralları Prosedürü’ne, yürürlükteki mevzuata veya etik ilkelere aykırı olduğunu düşündükleri ya da aykırılık şüphesi taşıyan durumları erişilebilir bildirim kanalları aracılığıyla iyi niyetle bildirmelerini teşvik eder.

Bildirimler gizlilik, tarafsızlık ve adil değerlendirme ilkeleri doğrultusunda incelenir. Gerekli durumlarda inceleme gerçekleştirilir, tespit edilen ihlallere ilişkin uygun düzeltici ve önleyici tedbirler alınır ve sonuçlar ilgili süreçler kapsamında takip edilir. Bildirimler kimlik bilgisi paylaşılmaksızın anonim olarak da yapılabilir.

Uğur Soğutma, iyi niyetle bildirimde bulunan veya inceleme sürecine katkı sağlayan kişilere karşı herhangi bir misilleme, ayrımcılık ya da olumsuz uygulamaya izin vermez. Bildirim kanallarına ilişkin güncel bilgiler, şirketin kurumsal iletişim araçları ve internet sitesi üzerinden duyurulur.

7.10 İzleme, Gözden Geçirme ve Sürekli İyileştirme

Uğur Soğutma, bu politikanın uygulanmasını ve etkinliğini uygun nitel ve nicel hedefler ile performans göstergeleri aracılığıyla izlemeyi; elde edilen sonuçları düzenli olarak değerlendirmeyi ve sorumlu ve sürdürülebilir satın alma performansını sürekli geliştirmeyi taahhüt eder.

Politika kapsamındaki performans sonuçları Yurt İçi/Yurt Dışı Satın Alma Grup Yöneticiliği tarafından takip edilir ve belirlenen dönemlerde üst yönetimin değerlendirmesine sunulur. Hedeflere ulaşılamaması veya gelişim alanlarının belirlenmesi durumunda gerekli iyileştirme faaliyetleri planlanır ve uygulama sonuçları izlenir.

Bu politika yılda en az bir kez; ayrıca mevzuatta, uluslararası standartlarda, şirket faaliyetlerinde veya tedarik zinciri risklerinde önemli bir değişiklik meydana gelmesi durumunda gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir.